V souvislosti s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob
se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů jsme přijali, a řídíme se těmito
Zásadami ochrany osobních údajů ve formě firemního vnitřního předpisu.
Která data a o kom evidujeme:
Zpracováváme tyto osobní údaje:
Zákazník: Jméno a příjmení, kontaktní a doručovací adresu, e-mail, telefonní číslo, názvy námi
upravených vozů, všechny uskutečněné úpravy vozů, včetně fotodokumentace a ceny úprav.
Firma, nebo jiná organizace: totéž co u zákazníka plus název firmy, IČO a DIČ a číslo bankovního účtu.
Evidujeme jen ta data, která opravdu potřebujeme.
Na co data potřebujeme:
Data potřebujeme:
Abychom mohli uskutečňovat a dodávat zákazníkům, firmám či organizacím objednávky úprav vozů,
zajistit jim efektivní vyřešení případných požadavků a reklamací, poskytnout záruční a pozáruční servis
námi upravených vozů, či neprodleně reagovat na zákazníků případné nové objednávky na úpravy vozů,
abychom jim mohli zasílat nové prospekty či katalogy, přání k Vánocům, Novému roku, Velikonocům.
1. Právním důvodem tohoto zpracování je plnění smlouvy.
Uvedené osobní údaje za tímto účelem zpracováváme po dobu trvání záruční doby.
2. Právním důvodem tohoto zpracování je využití oprávněného zájmu,
pokud by došlo z nějakého důvodu na soud.
Pokud zákazník souhlasí se všemi informacemi uvedenými na zakázkovém listě, při podpisu
předávacího protokolu, zpracováváme jeho osobní data, aniž bychom mu zasílali e-mail,
požadující jeho souhlas se zpracováním jeho osobních dat.
Uvedené osobní údaje za tímto účelem zpracováváme trvale.
Pokud nám zákazník jakkoliv sdělí svůj požadavek na ukončení zpracování jeho osobních údajů,
jeho osobní údaje řádně a bezpečně zlikvidujeme, ne však před vypršením
zákonem daných archivačních lhůt.
Kdo má k datům přístup:
Správcem osobních údajů v naší firmě jsem já majitel firmy: Píbal Jan,
IČO: 65982096, DIČ: CZ6604150751, se sídlem: Na Městečku 137, Štěkeň, 387 51,
telefon: +420 606 613 239, e-mail: info@jpservis.eu .
V naší firmě mají omezený přístup k datům:
Má manželka, která je spolupracující osoba jakožto sekretářka a spolupracovníci.
Pro bezproblémový chod naší firmy, spolupracujeme s některými zpracovateli, kterým mohou být
data zpřístupněna.
Těmito zpracovateli jsou: Externí poskytovatel účetních služeb, bezpečná cloudová služba garantující soulad s GDPR, Google, Seznam.
Ke zpřístupnění dochází výhradně v souvislosti se službami naší firmy Jan Píbal – JP SERVIS a pouze
v nezbytném rozsahu.
Nikomu dalšímu osobní údaje, bez výslovného souhlasu zákazníka neposkytujeme.
Elektronické údaje zákazníků, firem či organizací, jsou uloženy v našich heslem, zabezpečených počítačích. Počítače pracují na aktuálních stále aktualizovaných systémech, používají firewall a mají pravidelně aktualizované antivirové ochrany.
Papírové dokumenty zákazníků, firem či organizací, jsou v naší firmě, uloženy v uzamykatelných boxech, skříních a v samostatné k tomuto účelu určené uzamykatelné kanceláři.
Případná likvidace dokumentů probíhá řádně a bezpečně, formou skartace.
Směrnice na práci s daty:
Všichni mí spolupracovníci i externí poskytovatel účetních služeb, jsou řádně proškoleni v oblasti ochrany osobních údajů a přijali tento firemní vnitřní předpis, který upravuje postupy při zacházení s osobními údaji, včetně postupů v případě bezpečnostních incidentů.
Pokyny, pro zaměstnance a spolupracovníky, aby věděli, jak si v praxi správně počínat:
– je nutné ukládat faktury a objednávkové listy na určené místo a nenechávat je volně na stole
– není dovoleno kopírovat databáze s osobními údaji na soukromý e-mail či USB disky a „vynášet“ data ven
– je nutné se odhlašovat z elektronických systémů před opuštěním provozovny
– je potřeba hlásit jakékoli problémy či nesrovnalosti v oblasti zásad ochrany osobních údajů zákazníků
Zákazníci nemají povinnost své osobní údaje firmě Jan Píbal – JP SERVIS poskytnout, poskytují je zcela dobrovolně, a pokud tak neučiní, nemohou za to být nijak sankcionováni, nicméně v takovém případě jim firma Jan Píbal – JP SERVIS nebude moci poskytovat uvedené služby.
Za JP SERVIS vypracoval Jan Píbal